Como tener una reunión y junta de negocios exitosa

Una junta es, muchas veces, la llave para que los negocios puedan cerrarse dentro de una empresa, pero no basta solo una mesa en una sala para hacer que una junta o reunión sean buena y eficaz. Es necesario planear y organizar todo con cuidado, para que los resultados sean alcanzados.

Objetivos

Ya con esto en mente el equipo de The Box hizo una lista de consejos que te pueden ayudar a la hora de organizar una reunión ejemplar.

Primero define el objetivo o los objetivos de la reunión. Con esto podrás escoger la sala de junta perfecta. Dependiendo del asunto, varias cosas pueden ser diferentes, como el lugar, la formalidad y hasta el estilo de ropa.

También ten en cuenta que tu función es optimizar el tiempo de los participantes.

Participantes

Después de definir cuál es el objetivo de reunión, puedes convocar a los participantes. De preferencia, haz eso con cierto periodo de anticipación, para que todos se organicen y estén presentes. También definir el número de personas te ayudara a la hora de organizar la sala.

Documentación

Es necesario definir cuales documentos serán usados en la reunión y avisar con anticipación a los participantes, para que todos estén enterados de eso y no olviden los documentos. También sería interesante proporcionar una copia a cada uno de ellos, por si acontece algún imprevisto.

Lugar

Es necesario preparar y organizar el lugar de la reunión conforme el asunto que será abordado. Si el objetivo fuera más formal, escoja una sala de juntas formal también. El objetivo de una reunión es la base para que consigas montar el resto de las cosas, desde el local, decoración, los medios audiovisuales para las presentaciones.

Imprevistos

Las personas que organizan la reunión deben de tener en mente los tipos de interrupciones, personas atendiendo el celular o llamadas inesperadas por ejemplo. Para evitar esos problemas, puedes mandar un correo con algunas reglas que sirvan para los participantes o incluso pedir una placa para la puerta de la sala avisando que hay una junta importante en progreso.

Pues buena suerte al organizar tu próxima reunión.