Como tener una reunión y junta de negocios exitosa

Una junta es, muchas veces, la llave para que los negocios puedan cerrarse dentro de una empresa, pero no basta solo una mesa en una sala para hacer que una junta o reunión sean buena y eficaz. Es necesario planear y organizar todo con cuidado, para que los resultados sean alcanzados.

Objetivos

Ya con esto en mente el equipo de The Box hizo una lista de consejos que te pueden ayudar a la hora de organizar una reunión ejemplar.

Primero define el objetivo o los objetivos de la reunión. Con esto podrás escoger la sala de junta perfecta. Dependiendo del asunto, varias cosas pueden ser diferentes, como el lugar, la formalidad y hasta el estilo de ropa.

También ten en cuenta que tu función es optimizar el tiempo de los participantes.

Participantes

Después de definir cuál es el objetivo de reunión, puedes convocar a los participantes. De preferencia, haz eso con cierto periodo de anticipación, para que todos se organicen y estén presentes. También definir el número de personas te ayudara a la hora de organizar la sala.

Documentación

Es necesario definir cuales documentos serán usados en la reunión y avisar con anticipación a los participantes, para que todos estén enterados de eso y no olviden los documentos. También sería interesante proporcionar una copia a cada uno de ellos, por si acontece algún imprevisto.

Lugar

Es necesario preparar y organizar el lugar de la reunión conforme el asunto que será abordado. Si el objetivo fuera más formal, escoja una sala de juntas formal también. El objetivo de una reunión es la base para que consigas montar el resto de las cosas, desde el local, decoración, los medios audiovisuales para las presentaciones.

Imprevistos

Las personas que organizan la reunión deben de tener en mente los tipos de interrupciones, personas atendiendo el celular o llamadas inesperadas por ejemplo. Para evitar esos problemas, puedes mandar un correo con algunas reglas que sirvan para los participantes o incluso pedir una placa para la puerta de la sala avisando que hay una junta importante en progreso.

Pues buena suerte al organizar tu próxima reunión.

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Como recibir clientes sin tener  una oficina propia

Si tienes un negocio propio o trabajas como freelancer, sabes la importancia de recibir al cliente para enseñar alguna propuesta o conversar para mantener una buena relación. Sin embargo si no tienes una oficina propia, eso resulta un poco difícil, porque quedarse de ver en el café no siempre es conveniente, sin mencionar que no es cómodo.

En The Box: Centro de negocios y emprendimiento, entendemos ese problema de muchos profesionales y emprendedores, por eso aparte de nuestros servicios de coworking, consulting y coliving , decidimos curar ese problema tan común con el servicio de rentas de salas de juntas.

¿Cómo rentar una sala de juntas perfecta?

Lo primera cosa a decidir es cuantas personas participaran en la reunión, es fundamental que preguntes eso a tu cliente antes de apartar la fecha.

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Equipo

Ya que tienes el número de personas, es hora de seleccionar lo que vas a necesitar en la sala de reunión, si te gustaría tener un proyectos, un pizarrón, una televisión, coffee break, pregunta que servicios vienen incluidos y el costo.

Disponibilidad

Después de decidir las herramientas y servicios deseados, solamente faltaría ver la disponibilidad de la sala de juntas. Es muy sencillo, lo puedes hacer online o por teléfono, mientras te responden la disponibilidad. Es importante determinar un tiempo para la reunión, sea una, dos o hasta cuatro horas o más. Todo eso influye el costo también.

¡Listo! Ya no te desesperes cada vez que necesitas reunirte con un cliente o capacitar a tu personal. La renta de salas de juntas es la mejor opción para transmitir credibilidad y confianza que tú y tu empresa necesitan.

Como organizar un coffee break eficiente para su empresa.

Parecería apenas un espacio para la comida, pero su poder es mas que eso.

El coffee break es el momento ideal para hacer networking, el especialista Marcos Fritzke, explica que la interrupción después de algunas horas de atención es fundamental para ofrecer una pausa a la mente.

Es como el conductor que para un poco para descansar durante el viaje, afirma.

El coffee break también influencia la imagen de los organizadores del evento. Si es que nos basamos en el refrán “eres lo que comes”, si tu empresa es muy elegante trata entonces de dar canapés elegantes y con frescura.

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Uno de los mayores errores, es atrasarte a la hora de servir el coffee break. Los peores horarios son a las 11, 14:30 y 18:30, horarios muy cerca de otras comidas. Los mejores horarios con a las 10 horas y 16 horas.

La duración de tu coffee break dependerá del número de invitados. Para 20 personas, un intervalo de 15 minutos es suficiente. Un evento de 1000 personas exige un tiempo mayor para todos consigan servirse y puede llegar hasta los 45 minutos.

Los jugos naturales le dan un valor a tu evento, pero debes de tener cuidado de escoger frutas que no se oxiden rápidamente, como el de uva o manzana. Por ejemplo el de naranja puede ser servido hasta dos horas después.

No se deben servir pedazos de carnes solos, siempre deben de ser acompañado con queso, galletas o panecitos.

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En general un coffee break debe de ofrecer por lo menos tres opciones de comida salada y dulce y puede tener un poco más de salados porque su consumo es mayor. La cantidad es calculada considerando una unidad por participante de una de las variedades. Para facilitar la circulación del público, una mesa debe de atender a un máximo de 50 personas.

Consejos para rentar una sala de juntas para tus capacitaciones y reuniones

Los centros de negocios ofrecen infraestructura completa para la realización de reuniones de negocios, capacitaciones, talleres y eventos. Son lugares con ambiente totalmente empresarial con servicios de internet, estacionamiento, recepción, café y equipo audiovisual.

Este tipo de lugares es muy buscado por abogados, coach consultores, contadores, empresas de reclutamiento y selección, psicoanalistas, psicólogos, nutriólogos, arquitectos, ingenieros, creativos, mercadólogos, que hacen home office y que no quieren recibir a sus clientes en casa.

Te compartimos algunos consejos para escoger el lugar correcto para tus reuniones:

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Evalúa la localización

Observa que el centro de negocios sea de fácil acceso para todos los participantes de la reunión, que no exista tráfico para no crear demoras al momento de llegar, que sea fácil de moverse en transporte público. Si el lugar está en una calle que está escondida, deberás enviar la ubicación por whats o Facebook a tus participantes para que lleguen con tranquilidad. Si tu reunión fuera en horario nocturno, asegúrate de que el centro de negocios cuente con vigilancia, cámaras de seguridad y estacionamiento exclusivo.

Visita el lugar

Si es posible, ve hasta el lugar y evalúa la atención al cliente, el espacio y limpieza del lugar y el acceso. También es ideal ver la sala que será usada e informarse sobre el equipo audiovisual con el que cuenta. Prueba tu presentación con el equipo para anticipar como se vería tu trabajo.  Observa las entradas de audio y video que necesitaras para conectar con el proyector. Si estás en otra ciudad pide que te manden fotos de lo solicitado o un video de 360 grados para ver toda la sala.

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Verifica las condiciones del estacionamiento

Para evitar retrasos o inconvenientes en su estancia, es aconsejable escoger un lugar con facilidades de estacionamiento, sea ya exclusivo o de algún convenio cercano.

El último consejo es que veas las opiniones en la página de Facebook sobre las salas  de juntas y sobre el centro de negocios en general.

The Box Centro de negocios y emprendimiento es una solución moderna, inteligente y económica, que ofrece infraestructura completa para empresas y para emprendedores. Contamos con oficinas privadas, coworking, oficinas virtuales, salas de juntas, espacios para talleres y área creativa.

 

5 consejos para aprovechar Asesorías para Startups

 

No es un secreto que todos somos expertos en algo pero no en todo. Partiendo de este punto en The Box nos consideramos expertos en crear comunidades de profesionales y así implementar el conocimiento de cada uno para ayudarnos.

Cuando emprendemos siempre debemos de contar nuestra idea, después de testearla con nuestros familiares  y amigos nos decidimos a llevarla al papel de una forma más seria y con entusiasmo. Sin embargo necesitamos ayuda en asuntos en los cuales no somos expertos.

En the Box usamos nuestras alianzas estratégicas con empresarios, empresas y profesionales para ofrecerte asesoría especializada en cualquier ámbito para la creación y desarrollo de startups. Es por eso que te damos estos 5 consejos para aprovechar al máximo tus asesorías con expertos.

  1. Pregunta todo, no importa cuánto te tardes

Nunca te quedes  con dudas, aunque parezca algo obvio pregunta. A los expertos les gusta resolver los problemas, contar historias y guiarte a que descubras tu propio camino.  Estas invirtiendo, aprovéchalo como cualquier otro servicio o producto. Por último se especificó con tus preguntas para obtener respuestas concretas.

  1. Aprovecha el tiempo

Para aprovechar el tiempo de asesoría, trae tus dudas, preguntas e inquietudes anotadas en tu Smartphone o en tu libreta. Conoce un poco del perfil de tu experto en LinkedIn o en nuestras redes sociales así podrás exprimir en menor tiempo mayor conocimiento.

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  1. Se abierto y sincero

Al contar tu idea de una forma más específica, ofreces al experto mayor material para ayudarte. Aunque desgraciadamente en México tenemos el miedo de que nos roben nuestras ideas, pero créenos que nadie tendrá la pasión y el coraje para emprender tu idea.

  1. Haz networking

En muchos de los casos los expertos se convierten en clientes, proveedores o hasta colaboradores que trabajen para ti. Esto lo puedes lograr compartiendo tu pasión con ellos, no solo verlos como profesionales sino como amigos.

  1. Entra a la comunidad The Box

Al estar en nuestra comunidad, tendrás acceso a platicar, preguntar y consultar a los expertos en el momento que quieras ya sea en el coliving o en el coworking. Creemos que en Puebla hay mucho talento ahora imagínate que todos juntos lo usemos para mejorar nuestro entorno.

 

 

Cinco consejos de porque emprender en Diciembre

 

Cuando decidimos emprender o iniciar un negocio siempre es necesario hacer una inversión. Cuando eres una persona que trabaja en una oficina, empresa o en gobierno tienes acceso a un monto superior al de tu sueldo durante el año, especialmente en Diciembre, es por eso que creemos que en estas fechas puedes invertir en tu idea de negocio y empezar el año con una startup. Te damos 5 consejos de porque emprender en fechas decembrinas.

  1. Todos tienen dinero

Muchas de las personas que conoces e incluso tu recibirán el dichosos aguinaldo, el problema es cuando ese dinero extra se gasta en lugar de invertir. Puedes buscar quien invierta en tu negocio y presentarle un plan de retorno de inversión. Si no sabes cómo hacer un plan de retorno de inversión acércate a The Box Consulting para más información.

  1. Empezar un negocio cuando empieza el año

Los humanos funcionamos con razonamiento intelectual pero también emocional, necesitamos cerrar y abrir ciclos. Es por eso que en estas fechas se fijan las metas deseadas para el próximo año. Deberías hacer la planeación de tu idea de negocio o simplemente elaborar un canvas para ejecutarlo en Enero y empezar el año de una manera diferente y emocionante.

  1. Tienes tiempo libre en los días de vacaciones

A muchas personas se les dan días libres por la temporada decembrina, algunos por el clima prefieren quedarse en sus camas viendo “Mi pobre angelito perdido en New York” sin embargo lo ideal sería ocupar ese tiempo libre para hacer algo productivo como ejecutar o planificar por medio de un cronograma tu idea de negocio. Es decir organizar con fecha y hora la ejecución de tu negocio.

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  1. Es un buen pretexto

Sabes que siempre has tenido esa inquietud de hacer algo, ahora es un buen momento para hacerlo ya que todo es felicidad, amor y paz. Comienza con lo que tienes y en donde estas. Las mejores ideas empezaron dentro de un garaje. Acércate a nuestro coworking este puede ser tu lugar de impulso.

  1. La familia se reúne

En estas fechas la familia tiene tiempo para reunirse, en esas platicas puedes usarlo para testear tu idea de negocio, recibir retroalimentación y porque no hacer networking con los primos de los primos. Arma un bien pitch y preséntalo a todos los que puedas así practicaras para el día que te presentes ante un socio, cliente o inversionista.

Sin importar cuál sea tu casa, quieras emprender o no, estas fechas son para celebrar, para mirar con nuevos horizontes y para valorar lo que se aprendió durante este año.

Como tener tiempo para todo.

Nuestra agenda puede salvarnos de la carrera del día a día, aunque esto parece exagerado o pasado de moda.  Andar con prisas, la mayoría de las veces, es por falta de organización. Primero encaremos la realidad, no es que no tengamos tiempo para todo lo que necesitamos hacer es solo distribuir nuestras tareas de forma eficiente.

Esto no quiere decir que necesitamos cargar una agenda todo el tiempo, con una hoja para cada día y un espacio para anotar los números de teléfono. No, no estamos más en 1995. (Aunque algunas personas prefieren ver en papel y nosotros inclusive somos de esas personas)

Una “to do list”, preferencialmente una diaria y una semanal, puede revolucionar la forma de como lidiamos con la rutina. Dejamos unos consejos prácticos de cómo organizarnos mejor.

  1. Inicia la semana sabiendo los compromisos que ya tienes.

Tener todo anotado, con plazos y metas, es esencial para que inicies la semana de manera organizada. De este modo los compromisos que surgen sólo se acoplan con los que estaban allí el lunes.

El lado bueno de anotar todo en papel y lápiz: no hay nada como rayar las tareas que ya hiciste, darle fin al ciclo, ver toda la hoja rayada, con todas las actividades hechas y quedes listo para una nueva semana de nuevos desafíos.

  1. Ten una lista de todos los trabajos a finalizar en los próximos días

Ten como mejor amiga un organigrama, encuentra el mejor método para tu tipo de trabajo y mantén una rutina de consulta para revisarla varias veces al día. Destaca en color el plazo final de cada trabajo e intenta siempre terminar todo por lo menos un día antes. Al final no sabemos cuándo una gripa nos puede derrumbar o cualquier otro imprevisto.

  1. Haz una lista de todos los compromisos que estén en lugares distintos y agrúpalos por distancia.

Ir al banco, hacer el mandado, ir a una consulta con el dentista, pasar a la lavandería, llevar papeles al contador y también almorzar con los amigos. Tomar todas las actividades en cuenta para agendarlas es importante porque actividades como trasportarse del trabajo a la casa o de lunch al trabajo toman el 30% del tiempo útil de nuestro día.

Cuando agrupas los compromisos por distancia optimizas tiempo, principalmente cuando vives en una ciudad grande y se pierde tiempo en el tráfico. Hemos pensado que muchas veces es mejor pasar un día sin trabajar (si es posible) para resolver las pequeñas tareas que afectan totalmente un ritmo de producción.

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  1. Aprende a decir no cuando es necesario.

Al tener la fecha y hora final de las tareas y actividades podrás agendar mas tareas en el mismo día, teniendo esta información sabrás si agendas un compromiso o no.

Por eso es importante la organización, para que no te comprometas con demandas que después no puedas cumplir, si el cliente confía en tu trabajo y desea que tú lo hagas, no le va a importar esperar unos días más.

  1. Haz más de una tarea al mismo tiempo si es posible

Existen tareas, que requieren una concentración total, pero muchas se pueden hacer al mismo tiempo.

Por ejemplo puedes lavar la ropa o los trastes mientras ves tutoriales en YouTube. Aprovechemos nuestro tiempo. Hoy en día se puede por medio de un Smartphone.

 Esperamos que te sirvan estos consejos y que aproveches el tiempo que te sobra para emprender o llevar a cabo algún proyecto. Puedes probar nuestras instalaciones los dos primero días son gratis.

7 actividades para relajarte y tener ideas geniales.

Durante un día estresante de trabajo, cosas simples como ir al baño o mirar una pared blanca, pueden ser el espacio que nuestra mente necesitaba para tener un nuevo pensamiento.

Aunque no somos expertos sobre la mente humana, pero es cierto que necesitamos un tiempo para pensar, relajarnos e impulsar la creatividad. Parece que cuanto más nos esforzamos para crear algo nuevo, es más difícil pensar claramente. Según la neurociencia, el momento de la idea genial normalmente pasa después de un bloqueo mental. Como le pasó a Newton, con la idea de la manzana y la gravedad.

Grandes empresas al saber esto han dedicado espacios, tiempos y personas para ayudar a sus empleados a incentivar la creatividad, especialmente empresas de publicidad, mercadotecnia, diseño etc.

Incluso si tu no tienes áreas designadas para desbloquear tu mente por el estrés, puedes venir a The Box Coworking, aquí tenemos canchas de squash, mesa de billar, ping-pong, videojuegos, caminadoras, bicicletas, sauna y regaderas. El espacio ideal para emprender y crear ideas nuevas.

En fin, algunas ideas que pueden ayudar a relajar tu cerebro para después tener ideas frescas y novedosas son:
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  1. Tomar un largo baño en una tina. Si es posible con una taza de té, o vino, procura tener una libreta y un lápiz cerca. (celulares o tabletas pueden dispersar tu momento terapéutico)
  2. Salir en bicicleta por un parque o caminar. Después de estar ejercitándote, tu mente va estar más relajada y abierta.
  3. Busca un espacio cómodo para la espalda, puede ser un Puf, una hamaca, o una cama, solo procura no estar ahí mucho tiempo porque puede provocarte sueño.
  4. Una cerveza o un vaso de agua helada te ayudara a crear nuevos planes, estimulara tu mente para nuevas soluciones.
  5. Ve al gimnasio, un cuerpo ejercitado dará como resultado una mente acelerada. Además de que tendrás una vida más saludable.
  6. Pasa tiempo con tus mascotas, juega con ellas y cuéntales alguna historia, es una terapia para salir de la caja.
  7. Quédate quieto. Deja la música, la televisión, Netflix, YouTube y todo. Dedica 10 minutos por día para quedarte en silencio y espera que los resultados aparezcan.

En conclusión, haz cosas nuevas, sal de la caja. Intenta ver los detalles de todas las cosas y relájate. Para sobresalir en algún trabajo ser creativo e ingenioso es importante pero el tener un espacio para procesar esta información debe ser fundamental.

La vestimenta comunica

La imagen es un campo muy extenso lleno de herramientas que se pueden explotar para obtener el objetivo buscado dentro del ambiente laboral. Es por ello que cada profesionista, debe considerar la vestimenta como clave única para comunicar lo que desea a las demás personas y ser tratado de otra manera.

En la actualidad existen  personas que no consideran el aspecto físico como una herramienta que pueden usar a su favor para lograr cierto tipo de metas que se planteen y  que la vestimenta parece no ser parte necesaria al momento de asistir a una entrevista de trabajo, solicitar un ascenso, dar una primera impresión o el simple hecho de llegar a un lugar público. Lo que es un error muchas veces.

 Sin embargo mucha gente comienza a usar cierto tipo de prendas y colores como una herramienta de comunicación no verbal. Ya que es un aspecto físico que potencializa las cualidades de la persona, lo que desea proyectar y el cargo que ocupa dentro del ámbito laboral.

Es bien sabido que todo comunica y es por ello que se han realizado  investigaciones en la rama de la comunicación no verbal para saber que tanto influye la percepción de una persona acorde a la ropa que usa, no hablando de marcas ni estilos, sino de la presentación que cada quien le da. Cada persona debe identificar el estilo que la define, por el tipo de prendas que usa, los colores, los cortes, si prefieren vestimenta más tradicional a la hora de vestirse para sentirse más cómodos sin llamar la atención o si prefieren ropa que este más en tendencia con colores más llamativos.

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La calidad de la ropa que la persona usa también comunica, y no es necesario gastar en exceso al renovar un guardarropa sino al contrario saber en que invertir.  Esto da a notar la profesión que desempeñas, un simple traje, una bata blanca, un uniforme, son claves para saber el puesto que ocupas o el trabajo que realizas.

Por tal motivo se debe concientizar a las personas y hacerles saber que errores están cometiendo los cuales pueden ser el motivo por el que no obtienen el empleo o ascenso deseado. Es necesario identificar el color fundamental que se debe usar al asistir a una entrevista de trabajo, el código de etiqueta que deben portar al asistir a diferentes eventos y recomendaciones específicas para cada tipo de cuerpo. Ya hablare de estos temas en próximas publicaciones.

¿Y tú qué imagen quieres proyectar?

¿Cómo hacer Networking?

Hoy en día es indispensable hacer contactos con personas clave para el crecimiento de  nuestro negocio, el uso de redes sociales e internet es una buena manera de iniciar y de gestionar  contactos. El principal problema de hacer networking es el hecho que no  se tiene un objetivo profesional claro desde donde estas, hasta dónde quieres  llegar y cuál es el propósito por el cual haces una red de contactos, también un problema común es no buscar  a las personas correctas que te brinden la experiencia que necesitas.

El concepto se basa en la creación de una red de profesionales que nos permite dar a notar el negocio y a uno mismo, así mismo aprender de los demás, encontrar posibles colaboradores, aliados y clientes.

Mucha gente piensa que la clave para el éxito es el trabajo duro, pero una cualquiera no puede llegar lejos si no tienen los contactos correctos.

La única manera de generar una red de contactos es hablar y hablar, tiene que haber intercambio de experiencias, conocimientos y opiniones, en sí el networking es un término que se usa para conocer gente influyente del mundo empresarial para colaborar con ellos en el futuro.

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Tips para generar contactos.

  1. Generar un buen encuentro.

Reuniones cortas y específicas

Tener un tema en común

  1. Ampliar el círculo.

Asistir a cursos, talleres, conferencias.

Involucrarse en asociaciones.

Organizar desayunos, almuerzos etc.

  1. Buena presentación

Vestimenta correcta

Lenguaje apropiado

Generar empatía

El networking es una herramienta necesaria para desarrollar e impulsar a una persona o su negocio, el tener una buena actitud, objetivos claros, saber escuchar y siempre tener el tiempo para ser atento, generar confianza y empatía te llevara a más que una interacción sino a una colaboración y buena relación con la red de contactos.

En The Box Coworking, tenemos el espacio diseñado para generar un buen networking, ademas de que participamos en talleres, conferencias, desayunos y eventos.